Как грамотно провести собеседование онлайн: 7 рекомендаций - «Бизнес»

По данным FinanceOnline, 6 из 10 менеджеров по персоналу используют видеоинтервью в качестве инструмента найма. Какие плюсы и минусы таит этот формат для работодателя и соискателя?

Проведение видеоинтервью стало нормой для рекрутеров. Формат онлайн экономит время и деньги, часто более удобен кандидатам, и в этом причина его растущей популярности. Однако в отличие от живой встречи у видеоинтервью много нюансов. Как провести такую беседу максимально эффективно?

В пандемию онлайн-встречи стали чуть ли не единственной формой рекрутмента как для гигантов вроде Google, Amazon и Walmart, так и для небольших компаний. Но дело не только в ограничениях на личные встречи: психология людей меняется, а привычка общаться онлайн становится нормой. В итоге по данным RecruiterBox 66% кандидатов предпочли бы использовать видео во время собеседования.

Если встреча с кандидатами онлайн не является вынужденной мерой, компании могут избегать этого формата: часто они боятся потерять соискателя или считают, что виртуальная встреча предоставит им недостаточно информации для принятия решения. Однако, если учесть все нюансы и подводные камни видеовстреч, как именно следует подготовиться, такой формат может быть очень эффективным и полезным.

В чем главные отличия

У живого интервью с кандидатом есть масса объективных преимуществ: менеджер по персоналу в ходе личной встречи использует инструменты, чтобы проверить командную совместимость и ценности будущего сотрудника. Опытный HR-специалист отслеживает множество факторов: вовлеченность кандидата в процесс, его реакции. Если речь идет о хантинге, то при личной встрече у работодателя больше шансов произвести впечатление на потенциального кандидата.

Например, на кандидата может произвести впечатление офис или встреча там знакомого сотрудника.

Случай из практики. У нас была сложная задача сформировать команду в проект, который перестраивал свой HR-бренд, и посещение офиса давало возможность разработчикам пообщаться с будущими коллегами на экскурсии по офису, увидеть своими глазами, что компания уже стала другой.

Однако у оффлайн встреч есть и очевидные минусы: трудоемкость, сложности с координацией встреч, особенно если в беседе должны участвовать руководящие сотрудники или первые лица компании. В отличие от оффлайна, онлайн можно провести намного больше встреч, а доступность этого способа позволяет проще организовать групповые сессии. Кроме того, в онлайн меньше отвлекающих факторов, фокус внимания — непосредственно на беседе, фактах и результатах. Видеовстречу можно записать, а затем вернуться к записи для уточнения каких-либо моментов. Очевидный минус только в том, что поддерживать вовлеченность собеседника бывает сложно, но этот фактор обычно компенсируется профессионализмом рекрутера.

Плюсы и минусы видеоинтервью

Главные плюсы

- Сокращение времени приема на работу и повышение эффективности работы кадровой службы.

- Сбор качественных и разносторонних данных: запись разговора всегда можно пересмотреть и уточнить детали.

- Видео снижает риск предвзятости: процесс беседы можно стандартизировать, а также привлечь к оценке кандидата коллег и других лиц, отвечающих за принятие решений о найме.

- Удобство планирования: все стороны беседы легче объединить онлайн-ссылкой, чем вживую. Существует также формат асинхронных видеоинтервью в записи. Он позволяет кандидатам отвечать на вопросы в любое удобное время.

- Снижение затрат на найм за счет ускорения процедур и расходов на оффлайн-встречи. По данным RecRight, вероятность снизить издержки на найм в случае использования онлайна повышается в 2,7 раза.

В чем же минусы?
- Требуется подключение к интернету, причем достаточно стабильное для передачи видео, что может стать проблемой для некоторых регионов и локаций.

- Отсутствие необходимых инструментов: у кандидатов может не быть доступа к устройствам, необходимых для виртуального собеседования, тогда необходимо предложить альтернативу.

- Пробелы в технических навыках: как со стороны менеджера по персоналу, так и кандидата. Как правило, вопрос решается через обучение HR-специалистов и проработанные инструкции для кандидатов.

Лучшие практики видеоинтервью

Большая часть успеха видеоинтервью зависит также от владения менеджера по персоналу этим инструментом и его уровня профессионализма. И вот важные рекомендации по проведению онлайн-встреч:

1. Готовьтесь к беседе

Необходимо очень тщательно изучить профиль соискателя/вакансии и на его основании подготовить для себя шпаргалки с опорными фактами, а также уточняющие вопросы. Это позволит сделать разговор более конструктивным, уложиться в комфортные временные рамки. Необходимо также подготовить свои ответы на вопросы другой стороны: речь о себе, о компании, причины поиска работы/сотрудника, какие есть карьерные цели/цели компании.

Случай из практики. Один из кандидатов отказался продолжить общение, дав обратную связь, что всю встречу заказчик не слушал кандидата, а читал его резюме.

2. Будьте откровенны с кандидатами

В начале беседы необходимо представиться и рассказать кандидату обо всех этапах приема на работу, а в конце договориться о форме обратной связи. При проведении собеседований онлайн важно, чтобы ваши встречи были максимально прозрачными. Начните собеседование с объяснения процесса; расскажите кандидатам, как вы используете видео и почему; поделитесь, где будут храниться записанные видео; рассмотрите потенциальные проблемы с конфиденциальностью и ответьте на любые их вопросы.

Случай из практики. Буквально на этой неделе кандидат принял предложение о работе другой компании, так как наш заказчик не сообщил, сколько будет еще этапов.

3. На первое место ставьте опыт кандидата

Не забывайте всегда ставить опыт кандидата на первое место, в том числе при проведении видеоинтервью. Представьте свой бренд, позвольте кандидатам перезаписать свое интервью, если это возможно, и найдите способы сделать видеоинтервью интересным. Вы можете сделать собеседование более интерактивным, попросив кандидатов рассказать что-нибудь, связанное с их работой и ролью, на которую они претендуют.

4. Используйте разные форматы для разных целей

Поскольку существуют как односторонние, так и двусторонние форматы собеседований, важно определить, как вы будете использовать каждый из них для целей найма. Асинхронные интервью — отличная альтернатива телефонным беседам, тогда как видеоинтервью в прямом эфире идеально подходят для начальных раундов. Гибкость асинхронных видеоинтервью является явным преимуществом для кандидатов, которые могут пройти собеседование в удобное для них время. Это способствует положительному опыту.

5. Хорошо структурируйте беседу

Вы должны структурировать видеоинтервью последовательным и эффективным образом. Делайте асинхронные интервью короткими и приятными, поскольку они призваны заменить телефонный просмотр, а не личные интервью. Задавайте правильные вопросы и собирайте обратную связь постфактум, чтобы улучшить процесс в целом. Сделайте ставку на то, чтобы оставаться последовательными и во время интервью в прямом эфире: достичь этой цели поможет список вопросов и сценарий беседы.

6. Подготовьте оценочные листы
Таблицы результатов собеседований — отличный способ помочь вашей команде тщательно проверить кандидатов и принять более обоснованные решения о найме. По сути, они используются для стандартизации оценки кандидатов на этапе собеседования, повышения качества обратной связи и сокращения общего времени приема на работу.

7. Техническая подготовка

Отдельная часть подготовки — техническая. В зависимости от компании и задач для видеоинтервью могут использоваться как бесплатные программы вроде Skype или Zoom, так и специальные сервисы. Специальный софт содержит доски для совместной работы, может быть интегрирован с системой отслеживания кандидатов (ATS), записью собеседований и встроенными оценочными формами. Менеджеру по персоналу необходимо не только самому уверенно владеть всеми техническими инструментами, но и подготовить кандидата: предупредить о том, какая платформа используется для интервью, прислать инструкцию, быть готовым подождать и не отказываться от проведения из-за шума.

Случай из практики. Заказчик был готов отказать кандидату, так как тот во время беседы находился в шумном кафе. Однако заказчик не знал жизненную ситуацию кандидата: у него заболел ребенок, он вышел из дома в тихое кафе, но за 10 минут до собеседования туда пришла активная компания. Ему стоило рассказать о причинах, чтобы не возникало ощущения отсутствия подготовки.

Еще один пример — заказчик отвлекался на сообщения в мессенджерах во время разговора, кандидат подумал, что он не заинтересовал работодателя и отказался продолжать коммуникацию.

Поддержка профессионального менеджера по найму помогает сгладить такие моменты и разрешить недопонимания, перенести фокус на главное: опыт кандидата и взаимную для него и работодателя пользу от сотрудничества.